Notion – Notizen, Aufgaben und so vieles mehr

Ach, was ich alles schon an Apps dafür ausprobiert. Von Abogebühren und den Kaufpreisen gar nicht zu reden. Die Suche nach dem EINEM Notizprogramm nahm lange kein Ende. Von Evernote über OneNote zur Apple-eigenen Notizen-App habe ich ziemlich viel ausprobiert. Vor einiger Zeit habe ich Notion entdeckt. Nach ein wenig Fremdeln zwischendurch, ist es jetzt aber mein Werkzeug der Wahl, wenn es darum geht Notizen und Informationen aufzubereiten oder aufwändigere Aufgaben zu verwalten.

Was habe ich eigentlich gesucht

Bitte nicht falsch verstehen. Die oben genannten Apps sind nicht schlecht und für ihren Anwendungsfall sehr gut geeinigt. Sie haben allerdings denn Nachteil, dass man zwar Notizen und allerhand Medien damit verwalten kann, aber keine strukturiert Daten erfassen und diese an beliebiger Stelle wiederverwenden kann. Auch die Integration anderer Dienste ist mir wichtig. Da ich gerne mit Miro und Figma arbeite, wäre es super, wenn ich das in meinen Notizen so verknüpfen kann, dass ich das Dokument direkt in der Notiz sehen könnte, ohne erst auf einen Link klicken zu müssen.

In meinem Job arbeite ich mit so gut wie allen Kunden mit Jira und Confluence von Atlassian zusammen. Auch das habe ich ausprobiert. Beides gibt es sogar kostenlos für Teams mit weniger als 10 Personen. Allerdings war mir das schon etwas zu groß und nur für Jira gibt es eine anständige App. Für Confluence muss man immer den Browser bemühen. Auch kann man in den beiden Tools auch nicht beliebige Datenstrukturen ablegen, zumindest nicht ohne erheblichen Aufwand.

Notion als eierlegende Wollmichsau

Also habe ich eines Tages Notion entdeckt. Der erste Eindruck war unscheinbar. Aber dann…

Was macht Notion so besonders?

Was mir direkt aufgefallen ist, dass es neben den Workspaces, die in anderen Apps als eigene Notizbücher abgebildet werden, auch ein richtiges Inhaltsverzeichnis gibt. Also nicht nur eine Notiz nach der anderen flach untereinander, sondern richtige Unterseiten. Achja…die Notizen sind eigentlich richtige Dokumente.

Der Editor ist auch einige lobende Worte wert. Ich bevorzuge Editoren, bei denen man nicht dauernd den Schreibfluss unterbrechen muss, um in irgendeinem Menü eine Formatierungsoptionen zu wählen. Moderne Editoren wie der Gutenberg-Editor von WordPress oder auch der von Confluence-Cloud machen es vor. Du kannst alle Optionen direkt während des Tippens aufrufen, in dem Du ein / tippst.

Neues Dokument mit Template-Auswahl in Notion

Notion bietet einen Menge vorgefertigter Vorlagen (Templates), die Dir ein Grundgerüst eines Dokuments anbieten. Eine Übersicht aller Templates findest Du in der Notion Template Gallery.

Neben den Templates, die mit Notion geliefert werden, gibt es auch viele Templates aus der Community. Diese kannst Du sehr einfach mit einem Tap Deinem Workspace hinzufügen.

Die Templates sind natürlich anpassbar und diese Anpassungen kannst Du wieder als ein eigenes Template speichern und hast beim nächsten Mal ein perfektes Template zu Auswahl.

Templates erleichtern Dir den Alltag ungemein, wenn Du immer wieder Dokumente anlegst, die eine ähnlich Struktur aufweisen.

In der Abbildung oben siehst Du auch dein Eintrag Datenbank. Das ist das eigentliche Killer-Feature von Notion, was ich in keiner anderen App in diesem Bereich gefunden habe. Du kannst damit super einfach Deine eigene Struktur aufbauen. Ob es eine Dokumentenliste, eine Linkverwaltung, eine Aufgabenlisten, eine Sammlung von Rezepten oder eine Kontaktliste ist, mit ein paar wenigen Klicks kannst Du Dir eine passende Datenstrukturen zusammenstellen. Ebenfalls ist es möglich Datenstrukturen in Relation zu einander zu bringen oder Werte zusammenzufassen.

Das schöne dabei ist, dass Du beliebige angepasste Ansichten dieser Daten erstellen kannst ohne diese duplizieren zu müssen. So kannst Du aus Deiner tabellarischen Ansicht Deiner Aufgabenliste ein Kanbanboard oder eine Timeline machen. Jede Ansicht ist für sich filter- und sortierbar.

In den beiden Abbildungen oben kannst Du sehen, welche unterschiedlich Ansichten, Du erzeugen kannst. Das ist meine Planung für die nächsten Beiträge für diese Webseite. Auf der Board-Ansicht kann ich den Status jeder Aufgabe und deren Reihenfolge sehen (was oben steht, wird zuerst gemacht). Während ich in der Timeline-Ansicht sehen kann, welche zeitliche Abfolge geplant ist. Auch eine Galerie-Ansicht ist möglich. Dabei siehst Du alle Einträge (bzw. in diesem Fall alle Aufgaben) in einer Galerie-Ansicht.

Natürlich kannst Du auch Inhalte anderer Clouddienste in Deine Dokumente einfügen. Angefangen von Google Drive über Miro, Figma, PDF, CodePen, Github Gist sind viele der bekannten Dienste bereits verfügbar. Angekündigt ist auch schon länger eine API, mit der Dienste wie Automate.io oder Zapier Automatisierungen mit 1000nde von anderen Diensten realisieren können.

Es ist nicht alles Gold was glänzt.

Das klingt alles gut? Ist es auch. Allerdings gibt es ein paar Sachen, die ich mir noch wünschen würde. Es sind noch nicht alle Funktionen in Gänze in den Apps möglich sondern nur mit dem Browser auf Desktop-Systemen wie Windows und MacOs. Handschriftliche Notizen gehen in Notion nicht. Dafür allerdings das Kritzeln.

Und es ist ein Clouddienst, dessen Server in den USA stehen. Allerdings sind sie nach eigenen Aussage DSGVO-konform und bieten transparent die Möglichkeit einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter von Notion abzuschließen. Das habe ich bei anderen Clouddiensten schon deutlich intransparenter gesehen.

Was kostet der Spaß eigentlich?

Die gute Nachricht vorweg: Du kannst Notion völlig kostenlos verwenden. Und auch ohne größere Einschränkungen. Erst für Features wie unlimitierte File-Uploads, Versionshistorie und Zugriff auf die API wird ein kostenpflichtiges Abo erforderlich.

Die Preise von Notion (Stand November 2020)
Die Preise von Notion (Stand November 2020)

Und was sagst Du dazu?

Das war im Schnelldurchlauf der Blick auf Notion. Ich nutze das für alles was eine längere Lebensdauer hat, als Informationsspeicher, Planungstool für eigene Aufgaben, wie die Beitragsplanung für diese Seite. Alle Guides und Tutorials zu Notion, findest Du bei Notion selber.

Kennst Du Notion schon oder verwendest Du es bereits? Ich bin auf Deine Kommentare gespannt.

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