Zubehör, das Du unbedingt für Dein iPad Pro brauchst

Das papierlose Büro - Papierkram mit der iCloud digitalisieren

Obwohl wir uns ja in einem digitalem Zeitalter befinden, wird vieles noch per Briefpost versandt. Diese Dokumente müssten dann eigentlich ordentlich abgeheftet werden, damit man schnell und einfach Zugriff darauf hat. Bequemer wäre es jedoch, wenn man von überall und von jedem Endgerät Zugriff auf diese Dokumente hätte und man danach sogar suchen könnte. Wie man das mit relativ einfachen Schritten erledigen kann, beschreibe ich in diesem Beitrag.

Das papierlose Büro

Der Begriff des papierlosen Büro existiert bereits seit einigen Jahren. Allerdings mit sehr wechselhaftem Erfolg. Immer noch bekomme ich - und wahrscheinlich Du auch - ausreichend viele Briefe mit Versicherungsunterlagen, Änderungsmitteilungen etc. per Briefpost. Alternativ stellen die Unternehmen diese Unterlagen auch online zur Verfügung. Das ist schon ein guter Ansatz, hat aber auch Schwächen. Denn wer will sich bei jedem Unternehmen immer wieder einloggen, wenn er was braucht. Schöner ist es, wenn die Dateien lokal (dh. auf meinem Geräten) verfügbar wären.

Ich hatte somit diese Anforderungen hier:

  • Alle relevanten Dokumente sollen auf allen Geräten verfügbar sein
  • Keine externen Logins
  • Keine zusätzlichen Kosten
  • Zumindest nach Dateinamen durchsuchbar
  • Das Verwalten der Dokumente soll einfach und schnell sein

Welche Lösungsansätze gibt es?

Es gibt einige Möglichkeiten, diese Geschichte zu realisieren. Genauer habe ich mit mir die Adobe Document Cloud (Adobe DC) und die iCloud angesehen.

Adobe Document Cloud

Die Adobe DC ist Teil meines Creative Cloud Abos (Amazon-Link), also war es naheliegend mit dieser zu starten. Grundsätzlich klappt die auch sehr gut, zusammen mit der iPhone App Adobe Scan konnte ich auch schnell neue Dokumente scannen und ablegen. Allerdings gab es auch ein paar Dinge, die mich ziemlich genervt haben. Nach dem Scannen musste ich das Dokument in der DC-App manuell immer verschieben, man konnte der Adobe Scan-App leider nicht sagen, wo er das Dokument speichern soll. Ein anderer Punkt war, dass ich es nicht geschafft habe, ein PDF an beliebige Apps weiterzuleiten.

Dokumentenablage in der iCloud

Also habe ich mir danach die iCloud angesehen. Für die iCloud zahle ich sowieso meinen Speicherplatz, also würden auch keine Zusatzkosten anfallen. Mit der Dateien-App unter iOS oder dem iCloud-Drive auf dem MacBook (Amazon-Link) habe ich auch von überall Zugriff auf die Dateien, sogar wenn ich offline bin. Was noch ganz nett ist, dass ich keine zusätzliche App für das Scannen neuer Dokumente brauche, da diese inzwischen in iOS und MacOs fester Bestandteil des Betriebssystems ist.

Wie habe ich meine Dokumentenablage in der iCloud organisiert?

Es gibt in der iCloud ein Verzeichnis mit dem Namen Dokumente. Unterhalb dieses Verzeichnisses befindet sich die eigentliche Dokumentenablage. Es gibt verschiedene Unterverzeichnisse je nach Thema (Versicherungen, Finanzen, Arbeit,…).

Meine Struktur im Verzeichnis Dokumente

Benötige ich einen neuen Scan eines Dokuments öffne ich mit dem iPhone (Amazon-Link) die Dateien-App, navigiere in das entsprechende Unterverzeichnis und führe einen langen Touch auf einer freien Stelle in der App aus. Darauf erscheint ein PopUp, das mir die Option Dokumente scannen anbietet.

Mit einem langen Touch kannst Du in der Dateien-App von iOS den Dokumentenscanner aktivieren.

Dann startet die Dokumentenkamera von iOS und ich kann das Dokument scannen. Die Dokumentenkamera unterstützt natürlich auch mehrseitige Dokumente. Danach kann ich das Dokument sichern. Wichtig ist danach einen sinnvollen und informativen Dateinamen zu vergeben, damit ich das Dokument später auch wiederfinde. Das erreiche ich mit einem langen Touch auf das Dokument und der Auswahl der Option Umbenennen. Das ist schon alles. Das Dokument liegt an richtiger Stelle in der Verzeichnisstruktur und wird umgehend synchronisiert.

Ein paar Goodies dieser Lösung

Durch die Integration in das Betriebssystem bekommst Du noch ein paar Zusatzfeatures frei Haus geliefert:

Dokument scannen vom Mac aus

Arbeitest Du grade mit dem Mac und musst schnell ein Dokument scannen? Im Finder gibt es im Kontextmenü, welches Du mit dem Rechtklick aktivieren kannst, die Option Dokumente mit dem iPhone zu scannen und dann zum Mac zu transferieren.

Dokumente mit der Spotlightsuche wiederfinden

Die Dokumentennamen werden von Spotlight indiziert, dh. Du kannst die normale Suche in Deinem Betriebssystem verwenden. Das ist der Grund, warum ich mir bei der Vergabe des Dateinamens Mühe gebe.

Bemerkungen zu Dokumenten hinzufügen

In iOS (und MacOS mit der Vorschau-App) kannst Du schnell Anmerkungen, Markierungen etc. dem Dokument hinzufügen. Du musst also nicht erst eine PDF-App installieren und öffnen. Das ist häufig sehr praktisch, vor allem wenn es schnell gehen soll.

Das ist mein Weg, Dokumente abzulegen. Dadurch ist es nicht notwendig mühsam und zeitaufwändig alles in Ordner einzusortieren. Die Originale können nach dem Sannen in Pappkartons archiviert werden, da man in den seltensten Fällen Zugriff auf das Original benötigt. Wie organisierst Du Deine Dokumentenflut? Benutzt Du ein anderes System? Schreib es mir doch in die Kommentare.

Foto von Thorsten Kamann

Über Thorsten Kamann

Mein Name ist Thorsten Kamann und ich bin Dozent, Fotograf und Agile Coach aus Dortmund. Ich interessiere mich sich für digitale Themen, neue Arbeitsweisen/-modelle und Technik , stehe aber all diesen Themen auch kritisch gegenüber. Meine Fotografien kannst Du auf PICTOR PHOTOGRAPHY anschauen.

Dortmund, Germany https://twitter.com/thorque

Kommentare und Feedback

Ich freue mich jederzeit über Kommentare und Feedback. Bitte bleibe dabei sachlich und höflich. Beachte auch die Regeln für Kommentare.